Документация — это такая забавная штука, без которой ни одна организация не может обойтись. Представьте себе фирму без документов: все бегают с бумажками, но никто не знает, что с ними делать! Документ — это как супергерой в мире офисных будней: он и доказательство, и подтверждение, и вообще юридический магнат. Без него ни один начальник не решится подписать отпуск или отправить кого-то в командировку… хотя иногда кажется, что именно документы решают, кто сегодня герой офиса, а кто — вечный страдалец от бюрократии.
Наталья Абрамова из Университета имени О.Е.
Кутафина (да-да, тот самый МГЮА) рассказала нам про классификацию деловых документов. И знаете, сколько их существует? Почти как видов кофе в офисной кухне! Есть внутренняя переписка — когда начальник пишет подчиненному: «Срочно принеси кофе!» — и внешняя — когда фирмы друг другу шлют официальные письма вроде «Мы вас любим»… но на языке юридических терминов.
Внутренние документы называют служебными, потому что они для своих.
Это примерно как секреты в коллективе: «Не говори Николаю про повышение Татьяны!» А внешние письма — официальные послания с другого берега корпоративного океана. Там уже никакого флирта, только сухие факты и серьезные формулировки.
Документы бывают разные: распорядительные (приказы типа «Петрова назначить главным по кофе»), отчетные (где рассказывают, сколько чашек кофе выпито за месяц), справочные (чтобы вспомнить дату последнего собрания), плановые (когда строят планы захвата кофемашины) и другие. Каждый документ имеет свой характер и настроение — от строгого к веселому.
А еще документы делятся по доступности информации. Есть открытые документы — как объявления на стенде «Сегодня торт в 15:00», есть ограниченного доступа — например, список тех, кто любит ванильный латте (это секрет!), а есть конфиденциальные — например, отчеты о том, кто съел последний кусок торта из холодильника.
По срокам исполнения документы тоже разные: срочные («Немедленно приготовить кофе!»), второстепенные («Поменять фильтр через месяц») или итоговые («Отчет о кофейном кризисе за год»).
И конечно же оригиналы и копии — как первый глоток свежезаваренного эспрессо и все последующие порции.
Самые важные документы называются управленческими. Они словно дирижеры большого оркестра офиса: без них ни один процесс не пойдет по нотам. Распорядительные документы – это такие директивы от руководства: «Приказываю всем улыбаться больше» или «Решили провести конкурс на лучшего бариста».
Они придают юридическую силу всему происходящему и превращают хаос в стройную систему.
Тексты распорядительных документов обычно состоят из двух частей. Первая часть – констатирующая – объясняет причины и цели документа. Например: «В соответствии с решением совета кофеманов…» Вторая часть – распорядительная – содержит конкретные действия: кто что должен сделать и к какому сроку.
Это примерно как рецепт приготовления идеального капучино: сначала объясняешь зачем нужен молочник с пенкой, а потом говоришь кому наливать молоко и когда выключать кофемашину.
Забавно наблюдать за тем, как люди в офисе относятся к этим бумажкам. Один мой знакомый рассказывал анекдот про документалиста из его компании: приходит начальник и говорит ему «Напиши приказ».
Документалист отвечает: «Какой? Для чего? На кого?» Начальник задумался и сказал: «Ну пусть будет приказ о том, чтобы ты написал приказ».
Вот уж действительно бюрократия в деле!